Wiele osób, prowadząc swoje firmy, używa jako poczty firmowej darmowych skrzynek u popularnych dostawców. Na dodatek Dworczyki i inne gamonie z rządu też tak robią i pewnie utwierdzają w przekonaniu, że tak trzeba. Co zatem należy zrobić?
Po pierwsze, to należy zacząć używać poczty we własnej domenie. Dlaczego?
A jaki adres lepiej się prezentuje: nazwa.firmy@wp.pl czy biuro@nazwafirmy.pl?
Oczywiście, że ten drugi adres wygląda lepiej. Na dodatek w ramach własnej domeny można mieć wiele adresów.
Wiele osób wybiera darmowego Gmaila bez wiedzy, że można nadal używać Gmaila, ale w wersji płatnej dla firm. Dzięki temu można mieć profesjonalną pocztę we własnej domenie. Gmaila, którego wielu zna i lubi.
Osobiście również korzystam z tego rozwiązania.
Gmail nie jest osobną usługą – każde konto pocztowe jest połączone z Dyskiem Google (czyli przestrzenią do przechowywania plików online) oraz zestawem aplikacji:
- Google Docs – edytor tekstu,
- Google Sheets – arkusze kalkulacyjne,
- Google Slides – prezentacje multimedialne,
- Google Sites – kreator witryn www,
- Google Forms – formularze, testy i ankiety,
- Google Keep – notatki.
Edytory plików Google wyróżniają się przede wszystkim tym, że działają w chmurze, za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Dzięki temu użytkownicy mogą udostępniać pliki sobie nawzajem i wspólnie je edytować.
Zalety Gmaila w Google Workspace
- Profesjonalne konta pocztowe – firmowa domena w adresie email to wizytówka każdego biznesu na zewnątrz, a Gmail to marka, którą dobrze znają Twoi pracownicy. Wygodna i prosta w obsłudze poczta z własną domeną pozwala zachowań pełny profesjonalizm służbowej korespondencji.
- Najlepsza wyszukiwarka poczty – pasek przeszukiwania korespondencji u góry okna Gmaila pozwoli Ci znaleźć nie tylko kontakty, wątki i załączniki, ale także pliki i historię czatu.
- Duża pojemność – każde konto Google Workspace Business ma od 30 GB do 5 TB przestrzeni do wykorzystania na Dysku Google, a użytkownicy Enterprise cieszą się zupełnym brakiem ograniczeń liczby plików przechowywanych w chmurze. Dzięki temu możesz trzymać archiwum poczty oraz załączników nawet sprzed wielu lat i nie musisz martwić się o niewygodnie limity.
- Zaawansowane funkcje porządkowania skrzynki odbiorczej, których brakuje w większości konkurencyjnych rozwiązań. Aby zrozumieć, jak najlepiej wykorzystać foldery, etykiety, filtrowanie, dodatkowe skrzynki, oznaczenia i inne sposoby na utrzymanie poczty pod kontrolą.
- Brak reklam i spamu – poczta Gmail w biznesowej odsłonie oferuje niezawodne filtry antyspamowe, które pozwolą pracownikom zarządzać codzienną pocztą bez zbędnych rozproszeń.
- Ochrona przed phishingiem – Gmail w Google Workspace wspiera zaawansowaną weryfikację nadawców dzięki rekordom DMARC i SPF oraz kluczom DKIM. To sprawia, że podejrzane wiadomości zostają wyraźnie oznaczone i ryzyko wyłudzenie informacji od pracowników znacznie spada.
- Grupy i aliasy – każdy użytkownik Gmaila może mieć nawet 30 aliasów (czyli alternatywnych adresów), a grupy mailowe pozwolą zadbać o transparentny obieg informacji w firmie.
Pełna kontrola nad plikami i korespondencją
Zwieńczeniem wszystkich wyżej wymienionych zalet jest wspólna cecha pakietów Google Workspace, która jest szczególnie istotna z punktu widzenia pracodawcy – zaawansowana kontrola administracyjna nad bezpieczeństwem i danymi firmy. Konsola instancji Google Workspace pozwala skonfigurować dziesiątki różnych opcji zabezpieczeń, sprawować nadzór nad kontami użytkowników oraz nad wykorzystaniem poszczególnych elementów usługi. Funkcje panelu administratora to między innymi:
- Możliwość wymuszenia weryfikacji dwuetapowej,
- Kontrola siły haseł do służbowych kont użytkowników,
- Klucze bezpieczeństwa – urządzenia USB do autoryzacji logowania,
- Biała lista zaufanych domen i czarna lista domen kojarzonych ze spamem,
- Wybór regionu przechowywania danych,
- Spersonalizowane alerty bezpieczeństwa,
- Logowanie jednokrotne przy pomocy kont Google do innych aplikacji,
- Dziennik kontrolny Dysku Google,
- Dodatkowe szyfrowanie TLS,
- Ustawianie reguł archiwizacji korespondencji,
- Raporty bezpieczeństwa,
- Przywracanie usuniętych kont,
- Odzyskiwanie danych z Gmaila i Dysku nawet do 25 dni po usunięciu ich przez użytkownika,
- Zarządzanie urządzeniami mobilnymi, na których są przetwarzane dane firmy.
To jak? Wdrażamy porządną pocztę?